Sivu 2 / 20
Aloitamme isojen aineistojen osalta kenties perustavimmista toiminnoista: aineiston selaamisesta ja muokkaamisesta.
Isossa aineistossa tiedon valitsemiseen ja muokkamiseen on lähes pakko käyttää erilaisia pikanäppäimiä, koska valintojen tekeminen pelkällä hiirellä on liian vaivalloista. Harjoittelemme siis ensin liikkumista ja valitsemista tekemällä muotoiluja aineistoon. Samalla käymme hieman läpi päivämäärämuotoiluja.
Ohje
### Aineiston muoto
Tyypillinen luettelo Excelissä sisältää tietoa siten, että tiedot ovat kukin omalla rivillään. Tietuerivejä edeltää tavallisesti myös otsikkorivi.
Kun käsittelet isoa aineistoa, kannattaa se pitää niin sanotusti puhtaana: älä lisää aineistoon tyhjiä rivejä, äläkä lisää siihen välisummia. Kun aineisto on yhtenäinen, voimme käyttää Excelin työkaluja sen hahmottamiseen.
Kaikki Data-aineiston käsittely ‑kokonaisuuden tehtävät tehdään Data-aineiston_kasittely.xlsx ‑työkirjaan. Lataa se itsellesi.
⬇ Data-aineiston_kasittely.xlsx XLSX · Data-aineiston_kasittely.xlsx Pvm ‑sarake on muotoiltu käyttäen Lyhyt päivämäärä
Hinta ‑sarake on muotoiltu siten, että soluissa käytetään Luku
Muotoilut kohdistuvat vain tietuesoluihin, ei otsikoihin.
Tehtävä: Valitse kaikki päivämääriä sisältävät solut pikanäppäimillä
Tässä tehtävässä valitsemme kaikki päivämääriä sisältävät solut, jotta niitä voi seuraavassa tehtävässä käsitellä kokonaisuutena.
Tee seuraavasti:
Siirry soluun B1
Siirry alas ja tarkista, paljonko aineistossa on rivejä
Siirry takaisin ylös
Siirry soluun B2 (eli ensimmäiseen päivämäärän sisältävään soluun)
Valitse solut alaspäin siten, että olet maalannut kaikki päivämääriä sisältävät solut
Hienoa
Nopeat tavat liikkua ja valita
Silloin kun aineisto on kookas, korostuu muun muassa se, miten siellä liikutaan tai maalataan alueita helposti. Voit harjoitella seuraavassa kuvattuja näppäilyjä työkirjan Myyntiaineisto ‑taulukkolehdellä.
Kokeile jo nyt harjoitustyökirjassa näitä näppäinyhdistelmiä liikkumisen ja valinnan sujuvoittamiseksi. Pikanäppäimet voivat tuntua hieman tarpeettomilta, mikäli niitä ei ole käyttänyt. Niitä kannattaa kuitenkin kokeilla: Huomaat, että pystyt todella nopeuttamaan työntekoasi käsitellessäsi pitkiä asiakirjoja.
Ohje
### Pikanäppäimet
`Ctrl+Home`
Siirtyy taulukon alkuun
`Ctrl+End`
Siirtyy taulukon viimeiseen soluun, jossa on tai on ollut tietoa.
`Home`
Siirtyy rivin alkuun
`Ctrl+
Siirtyy ylöspäin tiedon keskellä, kunnes vastaan tulee tyhjä solu. Siirtyy tyhjästä solusta ylöspäin, kunnes vastaan tulee solu, jossa on tietoa.
`Ctrl+
Siirtyy tiedon keskellä alaspäin, kunnes vastaan tulee tyhjä solu. Siirtyy tyhjästä solusta alaspäin, kunnes vastaan tulee solu, jossa on tietoa.
`Ctrl+
Siirtyy tiedon keskellä oikealle, kunnes vastaan tulee tyhjä solu. Siirtyy tyhjästä solusta oikealle, kunnes vastaan tulee solu, jossa on tietoa.
`Ctrl+
Siirtyy tiedon keskellä vasemmalle, kunnes vastaan tulee tyhjä solu. Siirtyy tyhjästä solusta vasemmalle, kunnes vastaan tulee solu, jossa on tietoa.
Samoja näppäimiä voi käyttää myös alueiden valinnoissa, kun otat mukaan vielä Shift‑näppäimen. Esimerkiksi kun ollaan ei-tyhjässä solussa, Shift+Ctrl+<i class="fas fa-arrow-down"></i> valitsee solut siitä alaspäin, kunnes tulee vastaan tyhjä solu.
Tehtävä: Muotoile päivämäärät
Muotoile harjoitustiedoston Myyntiaineisto -taulukon päivämääräkentät.
Sinulla tulisi olla valittuna kaikki päivämääriä sisältävät solut. Muotoile ne käyttämään Lyhyt päivämäärä
Muuta lopuksi sarakkeen leveys sopivaksi.
Tehtävä: Lisää tuhaterottimet
Muotoile Hinta ‑sarakkeen tietoihin tuhaterotinmuotoilu.
Hienoa
Maalaa ainoastaan luvut, ei koko saraketta.
Tätä aihetta käsiteltiin Taulukkolaskennan perusteet -osassa, joten sen tulisi olla sinulle jo tuttu. Voit toki käydä kertaamassa aiheen palauttaaksesi sen mieleesi.
Tuhaterotinmuotoilun pikanäppäin on Shift+Ctrl+1.
Ohje
### Pikanäppäimet
`Shift+Ctrl+1`
Ota käyttöön **Luku **‑muotoilu siten, että luvuissa on tuhaterottimet ja desimaalierottimen oikealla puolella on tasan kaksi numeroa.
Hienoa! Olet nyt päässyt alkuun. Nyt olemme oppineet hieman muokkaamaan isoa aineistoa. Seuraavaksi tutustumme, miten voimme lisätä tietoa isoon aineistoon.
Oletko valmis menemään eteenpäin?
Ei Kyllä