Sivu 1 / 1

Ohjeita asiakirjan ulkoasun suunnitteluun

Hyvässä asiakirjassa on kiinnitetty huomiota asiakirjan ulkoasuun. Seuraavassa käymme läpi yleisellä tasolla muutamia tärkeimpiä asiakirjojen ulkoasuun vaikuttavia tekijöitä.

Nämä ohjeet ovat vain pintaraapaisu laajaan aiheeseen.

Huomaa

### Asiantuntija

Tämän sivun asiantuntijana toimii Markus Itkonen. Markus on graafinen suunnittelija ja taiteen tohtori, joka on erikoistunut typografiaan. Hän on kirjoittanut alallansa klassikoksi nousseen teoksen Typografian käsikirja (ISBN 978-952-94-1339-3), josta julkaistiin jo viides painos vuonna 2019. Suosittelemme teosta lämpimästi aiheesta enemmän kiinnostuville.

Fontti

Ensimmäiseksi asiakirjassa tulee miettiä, millaista fonttia käytetään Normaali‑tyylissä.

Fontit jaetaan yleisesti kahteen ryhmään sen perusteella, onko fontin viivoissa pääteviivat (antiikva) vai ei (groteski). Wordissä eräs tyypillinen antiikva on **Cambria**, ja esimerkki groteskista on Wordin oletusfontti **Calibri**. Vasemmalla on esimerkki **Cambria**‑fontin **a**‑kirjaimen pääteviivasta.

Mikäli asiakirjaasi on tarkoitus lukea pääasiassa näytöltä, kannattaa suosia groteskia, joka on yksityiskohdiltaan vähäisempi. Antiikva pienine päätteineen ei pääse oikeuksiinsa näytöllä, joka ei kykene toistamaan sen yksityiskohtia. Toisaalta, mikäli asiakirjasi tulostetaan, voit tällöin valita fontiksi antiikvan.

Ohje

### Luettavuus ennen kaikkea

Erilaisia antiikva ja groteski fontteja on valtavasti. Oleellista fontin valinnassa on kuitenkin se, että se on luettavaa. Tutkimuksissa ei ole löydetty vedenpitäviä sääntöjä, joiden perusteella voitaisiin päätellä mikä fontti on luettava ja mikä ei. Tässä joudut siis käyttämään omaa arvostelukykyäsi. Oleellista on siis se, että kiinnität huomiota fonttisi luettavuuteen siinä ympäristössä, jossa sitä tullaan käyttämään.

Fontin koko

Normaali‑tyylin pistekoon tulisi olla 9–12 pistettä. Käytännössä voit vertailla fontin pienten kirjainten kokoa sen isoihin kirjaimiin. Pistekoko viittaa isojen kirjaimien kokoihin, ja mikäli pienet kirjaimet ovat suhteessa hyvin pieniä isoihin kirjaimiin, kannattaa valita lähempänä 12:ta pistettä oleva fontti. Pääasia tässäkin kohtaa on luettavuus: Yhdessä fontissa 10 pistettä voi olla hyvinkin luettava, kun toinen vaatii 12 pistettä.

Otsikot ja väliotsikot

Muotoillessasi otsikot päätä ensin, montako otsikkotasoa tarvitset. Lähde suunnittelemaan otsikkotason alimmasta tasosta ja etene siitä ylöspäin. Suunnittelet siis ensin esimerkiksi Otsikko 3 ‑tyylin siten, että se erottuu leipätekstistä. Etenet sen jälkeen Otsikko 2-tyyliin ja lopulta Otsikko 1-tyyliin. Kannattaa pitää muutokset kuitenkin hillittyinä, ettei Otsikko 1-tyylistä tule liian suuri. Käytä kaikkiin otsikkotasoihin samaa fonttia.

Ohje

### Montako otsikkotasoa?

Tasoja ei kannata käyttää kolmea otsikkotasoa enempää. Lisätasot tekevät asiakirjastasi hyvin mutkikkaan. Huomaat myös, että otsikkotasojen erottaminen toisistaan fonttikoolla ja muilla muotoiluilla muuttuu hankalaksi. Jos koet tarvitsevasi neljännen otsikkotason, harkitse riippuvan sisennyksen kautta luotavan sivuotsikon käyttämistä. (Et tosin saa tätä näkyviin sisällysluetteloon ilman erillistä kikkailua.)

Saatat haluta käyttää otsikossa eri fonttia kuin leipätekstissä. Tällöin kannattaa valita otsikossa käytettävä fontti siten, ettei se liiaksi eroa leipätekstin fontista. Eräs hyvä tapa on yhdistää antiikvaa ja groteskia. Jos leipätekstisi on groteski, niin etsi sitä muistuttava antiikva otsikon fontiksi.

Eräs perinteinen tapa korostaa otsikoita on lihavoida ne. Voit myös erottaa Otsikko 2 -tyylin esimerkiksi kursivoimalla sen. Tällöin kaikki kolme otsikkotyyliä on helppo erottaa toisistaan.

Otsikkoon liittyy myös siinä käytettävä välistys. Visuaalisesti otsikon tulee olla lähempänä sen alapuolella olevaa tekstiä (jota se siis otsikoi). Suosittelemme 1:2 suhdetta. Käytännössä tämä siis tarkoittaa sitä, että mikäli riviväli on 1,5 riviä, yläpuolelle jätetään 2 riviä ja alapuolelle 1 rivi.

Huomaa, että otsikko ei saisi venyä useammalle riville. Parasta olisi, jos otsikot olisivat kaikki yksirivisiä. Toisinaan voidaan joutua tilanteeseen, että otsikosta tulee kaksi tai kolme riviä pitkä. Missään tapauksessa otsikko ei saisi olla neljää riviä. Tällöin se ei enää lainkaan näytä otsikolta ja sen luettavuuskin katoaa.

Mikäli joudut käyttämään monirivistä otsikkoa, kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että jokaiselle otsikkoriville tulee aina jokin järkevä kokonaisuus tai järkevä sanapari. Käytännössä ihmisen pitää päättää otsikon rivitys, ei koneen.

Asiakirjan asettelu

Asiakirjan tärkeimmät asetteluun vaikuttavat tekijät ovat marginaalien leveydet sekä käytetty riviväli. Näiden ja fonttikoon pohjalta määräytyy asiakirjan rivin pituus.

Rivin pituus

Tutki myös asiakirjassasi, kuinka pitkiksi rivit venyvät. Suosittelemme että rivin pituuden ei tulisi alittaa 35 merkkiä, ylärajan ollessa 90 merkkiä. Hyvä rivinpituus tavalliseen asiakirjaan on 55–60 merkkiä, mutta käytännössä useiden asiakirjojen rivinpituudet ovat lähempänä 90:ää merkkiä tai jopa enemmän.

Ohje

### Kuinka monta merkkiä asiakirjani rivillä on?

Voit tutkia rivillä olevan merkkimäärän Wordissä seuraavasti:

Valitse jokin tekstirivi kokonaan
Napsauta Tarkista‑välilehden Tekstintarkistus‑ryhmän painiketta Sanamäärä. Avautuvassa ikkunassa näet rivillä olevat merkit kohdassa Merkkejä (myös välilyönnit).

Voit säätää rivin pituutta muuttamalla marginaalien leveyttä sekä muuttamalla valitsemasi fontin kokoa.

Riviväli

Tavallisesti riviväli on 1–4 pistettä isompi kuin fontin koko. Riviväliin vaikuttaa myös rivin pituus: Mitä pitemmät rivit, sitä enemmän niiden väliin tulisi jättää tyhjää. Jos rivit ovat hyvin lyhyitä, esimerkiksi alle 50 merkkiä, riviväli voi olla 1 pisteen isompi fontin kokoa. Jos rivin pituudet lähestyvät taas 90 merkkiä, kannattaa rivivälin olla 4 pistettä fontinkokoa suurempi.

Marginaalit eli reunukset

Suosittelemme käyttämään Asettelu‑välilehden Reunukset‑valikosta arvoa Keskitaso, joka tuottaa miellyttävän ja tasapainoisen asiakirjan.

Mukautetut asetukset voivat siten olla esimerkiksi Vasen- ja Oikea‑marginaali: 1,9 cm, Ylä‑marginaali: 2,03 cm ja Ala‑marginaali: 3,05 cm, jolloin ylä- ja alamarginaalien suhde on 2:3.

Riviväli tulee myös suhteuttaa marginaaleihin. Mikäli kasvatat riviväliä, kannattaa myös harkita vasemman ja oikean marginaalin kasvattamista hieman suuremmiksi.