Ehdollinen muotoilu
Kuvitellaan muutamia tilanteita. Saat eteesi suuren joukon dataa ja haluat ymmärtää sitä nopeasti. Ensimmäiseksi haluat nähdä, mitkä rivit sisältävät suhteellisen suuria arvoja ja mitkä pieniä, saadaksesi perustuntuman dataan.
Toisessa tilanteessa haluat luoda raportin, joka esitellään tiimikokouksessa. Esittelyyn on varattu vain 10 minuuttia, joten haluat, että kaikki osallistujat saavat nopeasti perusymmärryksen datasta. va Näissä kummassakin tilanteessa on hyödyllistä visualisoida soluja niiden arvojen perusteella, esimerkiksi siten, että suurissa arvoissa solun tausta on vihreä ja pienissä arvoissa punainen.
Tämän tyyppiseen muotoiluun toimii erinomaisesti Excelin ehdollinen muotoilu. Se tarkoittaa muotoilua, joka tulee automaattisesti käyttöön, mikäli solussa oleva arvo täyttää jonkin määrittemäsi ehdon.
Ehdollisten muotoilujen avulla voit myös havainnollistaa lukuja tietopalkkeina, kuvakejoukkoina tai väriasteikkoina. Excelissä on runsaasti myös valmiita ehdollisia muotoilumahdollisuuksia, joita voit muokata. Voit myös luoda itse omia. Ehdollisia muotoiluja voi tehdä myös Pivot‑taulukoihin. (Pivot‑taulukoihin perehdytään kurssin myöhemmässä luvussa Data-aineiston analysointi.)
Seuraavaksi perehdymme siihen, miten saat ehdollisesta muotoilusta itsellesi eniten hyötyä. Kuten aina, pääset opettelemaan ominaisuutta itse käytännössä, joten ota jo valmiiksi esille harjoitustyökirja ja sen taulukko EHDOLLINEN MUOTOILU.
Tavoite
Tehtävässä luodaan työkirjan taulukkolehdelle EHDOLLINEN MUOTOILU ehdollisia muotoiluja, jotka korostavat soluja eri väreillä. Myyntiluvuista korostetaan vihreällä ne, jotka ylittävät B2‑solussa olevan kuukausitavoitteen. Punaisella on taas korostettu arvot, jotka ovat pienempiä kuin 100 000.
Lisätehtävänä punaisen korostuksen raja muutetaan arvoon 90 000 ja arvoille lisätään ehdollinen muotoilu, jossa funktiota käyttäen korostetaan arvot, jotka ylittävät keskiarvon.
Video
Tehtävä: Korosta punaisella solut, jotka ovat alle 100 000
Tee harjoitus taulukkolehdelle EHDOLLINEN MUOTOILU.
Korostetaan myyntiluvuista solut, jotka ovat pienempiä kuin 100 000.
Malli:
Tehtävä: Korosta vihreällä solut, jotka ovat suurempia kuin solussa B2 oleva kuukausitavoite
Tee harjoitus taulukkolehdelle EHDOLLINEN MUOTOILU.
Asetamme rajana käytettävän arvon erilliseen soluun. Tällöin se on näkyvissä ja tarvittaessa muutettavissa.
Korosta vihreällä taustalla luvut, jotka ovat suurempia kuin kuukausitavoite eli solu B2.
Malli:
Lisätehtävä: Muuta ehdollista muotoilua siten, että punaisella korostamisen raja on 90 000
Toisinaan on hieman hankalaa tietää, mitä ehdollisia muotoiluja taulukkolehdellä on. Samaten muotoilujen muokkaaminen ei ole ilmeistä käyttöliittymästä. Vilkaistaan seuraavaksi, miten voimme selata ja muuttaa muotoiluja.
Muuta aiemmin laatimasi Pienempi kuin… ‑ehdollisen muotoilun rajaksi 90 000.
Lisätehtävä: Lisää ehdollinen muotoilu, jossa ehto perustuu kaavaan
Lisää arvoihin ehdollinen muotoilu, joka korostaa arvot, jotka ovat keskiarvoa suurempia. Käytämme tähän <ek-term id="func_avg" />‑funktiota. Malli:
Olet nyt sivun lopussa. Miltä tehtävien tekeminen tuntui? Tulisiko jotain vielä kerrata? Muista pitää pieniä taukoja opiskelun lomassa! Kun olet valmis, voit siirtyä seuraavalle sivulle, jossa käsitellään sekaviittauksia.
Näyttääkö oma työkirjasi samalta? Oletko valmis?