Sähköposti ja Outlook
Outlook on Microsoft Office -ohjelmistopakettiin kuuluva sähköpostiohjelma. Sähköpostin lisäksi ohjelmassa on kalenteri sekä pienimuotoinen tehtävienhallinta. Käsittelemme tällä sivulla
- sähköpostin lähettämisen perusteet eli viestin lähettämisen erilaisilla liitetiedostoilla
- erilaiset vastaanottajakentät mukaan lukien usein hämmennystä herättävän piilokopion (englanniksi blind carbon copy, lyh. Bcc)
- viesteihin vastaamisen
- viestien etsimisen perusteet
- viestien merkitsemisen tärkeäksi.
Ohjelmasta on työpöytä-, verkko- ja mobiiliversiot. Tässä koulutuksessa käytämme Outlookin verkkoversiota.
Tehtävä: Käynnistä Outlook
Tehtävä: Luo uusi sähköpostiviesti
Perehdy: Erilaiset vastaanottajat
Sähköpostilla voi olla kolmenlaisia vastaanottajia.
Vastaanottaja‑kenttään lisätään henkilöt, joille viesti osoitetaan ja joilta mahdollisesti odotetaan toimenpiteitä.
Kopio‑kenttään lisätään sellaiset henkilöt, joille viesti on ainoastaan tiedoksi. Kopion saajilta ei edellytetä toimenpiteitä.
Piilokopio‑kenttää käytetään silloin, kun halutaan lähettää viesti tiedoksi joillekuille niin, että muut eivät tätä näe. Kokeile, kuinka saat piilokopiokentän näkyviin.
Tehtävä: Lisää viestiin liite
- Aloita uusi viesti ja lisää vastaanottajaksi [email protected].
- Lisää itsesi kopion saajaksi.
- Lisää aiheeksi Liite ja näyttöleike
- Liitä viestiin kopio tiedostosta käyttäen Liitä kopiona ‑toiminnallisuutta
- Älä lähetä viestiä vielä, vaan jatka suoraan seuraavaan tehtävään!
Mac: Näyttökuva ja näyttötallenne
Tehtävä: Lisää näyttöruutukuva
Usein on tarve saada "kaapattua" näytöstä kuva jonka voi tallentaa, lähettää sähköpostitse, liittää asiakirjaan tms. Harjoittelemme asiaa tässä ottamalla talteen vaikkapa Wordin-versiotiedot näyttökuvaan ja liittämällä sen viestiin, mutta samalla lailla voisit liittää sen myös johonkin tiedostoon.
- Avaa Wordin versionäkymä
- Lisää leike haluamastasi näytöstä
- Lähetä lopuksi viesti
Tehtävä: Hae kaikki viestit, joissa olet lähettänyt liitetiedostoja
Tavallisessa elämässä ja työssä sähköpostiviestejä kertyy runsaasti, joten oikeiden viestien löytäminen voi olla työlästä pelkästään selaamalla viestejä. Tähän auttaa Hae‑ruutu, jonka avulla voit etsiä viestejä. Napsauttamalla ruudun oikeassa reunassa olevaa väkästä aukeaa hakuikkuna, johon voit kirjoittaa monimutkaisempia hakukriteerejä.
Harjoitellaan sen käyttöä: Haetaan kaikki viestit, joissa olet itse lähettäjänä ja jotka sisältävät liitteitä.
- Valitse Etsi kohteesta ‑kohtaan Lähetetyt
- Lisää itsesi kohtaan Lähettäjä
- Napsauta Liitteet‑ruutu aktiiviseksi
- Paina Hae‑painiketta
Tämä oli opintokokonaisuuden vapaaehtoinen perehtymisosa, jossa käytiin läpi kaikista yleisimpiä termejä ja toimintoja sekä oleellisia työkaluja. Nyt voit merkata tämän luvun suoritetuksi ja siirtyä varsinaiseen asiaan.
Merkataanko suoritetuksi ja mennään eteenpäin?